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員工年底特休沒休完如何處理?這4點非常重要,雇主和勞工都該看看!

很快地即將來到年尾,你的特休或您員工的特休是否還又未修完的呢?在此要先提醒所有老闆們,以前如果是員工因為個人因素沒有把特休假休完,這些未休完的天數是不可以折現的,但在2018年勞基法修法後,未休完的特休假天數都必須「結清」折算工資。

另外未休完特休假的處理方式,也有一些小細節需要注意,若違反未改善將會被按次處2-100萬罰鍰,並被主管機關公布公司名稱、公司負責人姓名以及違反條文等,各位僱主們千萬不可不謹慎。

假如員工真的積了一堆特休假未休,雇主可直接遞延休假或換成現金發給員工嗎?

以下特休法規的4個重點,一次了解常見的特休未休完問題

一、 員工年底特休沒休完,雇主可以強制排休嗎?
答案是不行的!因為特別休假排定的權利在於勞工(勞基法§38Ⅱ),雇主只能提醒、鼓勵員工排特休假,但不能強制、限制請休或一律規定遞延休假。有些員工因不清楚自己剩餘特休天數或因忙碌忘記請休,其實法令也規定雇主有義務在員工符合請休條件時,就要告知員工可以開始安排休假了(勞基法§38Ⅲ)。

二、 雇主有通知員工特休期日的義務
勞基法第38條第5項規定「雇主要在工資清冊中記載員工每年特休假的期限,以及未休天數可折算的工資,每年定期用書面通知讓員工知道。」因此,當員工符合特休請休條件時,雇主應主動讓員工知道自己每年可休、剩餘未休天數,並告知未休的天數可折算成多少薪資。雇主如果依法準備書面紀錄,當員工對於自己的特別休假權益有異議時,也就能夠提出舉證而避免受罰(勞基法§38Ⅵ)。


另外,上面規定提到的「每年定期」,是指雇主可將特休未休工資,在年度終結時連同每月薪水在發薪日時一併通知員工,或在年度終結後30天內通知。至於「書面通知」的部分,因現今為數位時代,也可用電子資料傳輸方式,例如:公司內部網站、薪資系統等方式取代(勞基法施行細則§24-2)。

舉例:公司在小華到職時和其約定月薪36,000元,且每月5號發薪,而公司採用曆年制(年度終結日為12月31日)。如果小華2020年底時還剩3天特休未休,則公司應在2021年1月5日前,或1月31日前將未休完特休3天可折3,600元同步給員工知悉。【算法:小華1天薪水=36,000元/30日=1,200元,1,200元X3天特休=3,600元】

勞動部官網也有提供工資清冊中記錄特休已休、未休天數的範本供企業們參考,有需要的雇主們可以點連結進一步查看。

工資清冊應記載員工特休紀錄/圖片取自勞動部官網


三、 特休沒用完到期應優先換錢,但經員工同意最長可「遞延」一年
特休假因年度終結或離職未休完的天數,應折算薪水。如果經勞雇雙方協商同意,也可以遞延到下一年度,但下一年度仍未休完或離職,仍然要折算薪水(折算工資方式請看第四點)(勞基法§38Ⅳ)。

在這條規定中也有三點細節須注意:
1. 雇主應在年度終結時才結清工資,不能提前換錢,否則員工可能在特休未到期想排休卻無法休。

2. 雇主不能因為不想給錢,一律規定遞延特休假,要透過勞資協商經過員工同意。如果有員工不同意、要求雇主換薪,雇主也不能拒絕。

3. 特休遞延不限次數,勞雇雙方可約定每期遞延3個月,到期後再次協商遞延,但最長遞延期限為一年。


舉例:小明和公司協商特別休假採曆年制(年度終結日為12月31日),而特休遞延期一次3個月。小明在2020年底還有4天特休未休,經過和公司協商同意遞延4天特休到2021年3月31日,但期限到了小明還有1天特休沒休完,這時公司應將折算成薪水給小明。然而,雙方如果有需求,也可以再次協商遞延這1天特休,最晚不可超過2021年12月31日。

四、 特別休假未休完可以換錢?未休完特休折算工資計算方式
沒休完的特休天數,應在年度終結(依公司歷年或週年制)或員工離職時,在30天內折算薪水給員工(勞基法§38Ⅳ後段但書)。這條規定是最多企業違反的,許多公司因被勞檢查到未給付給勞工特休未休薪水而被開罰,也有公司以為可用年終獎金來取代特休未休折算的工資,這樣的作法也不正確,因未休特休算是「工資」,也是雇主的法定義務,和屬於福利性質的年終獎金不同,因此不能混為一談。

至於未休完特休如何換錢,是用「未休完的特休天數X一日工資」來計算。其中「一日工資=員工年度終結前一個月的正常工時工資(不含加班工時工資)/30日」(勞基法施行細則§24-1)。

舉例:小櫻月薪為36,000元,2020年底有3天特休沒休完,經過公司同意遞延特休假到2021年3月31日,小櫻因工作表現良好隔年調薪為40,000元,但到3月底仍有2天特休無法休完,則公司應折算薪水2,400元給小櫻。【算法:用2020年度月薪36,000元當作月薪基準,小櫻1天薪水=36,000元/30日=1,200元,1,200元X2天特休=2,400元】

總結來說,如果員工特休在年度沒休完,雇主可以選擇結清工資,或經員工同意遞延特休,雖然特休遞延能讓勞工能更靈活的運用休假,但避免員工有積假的情形,公司也可選擇不同意遞延。

但重點是公司雇主應將員工尚未休完的天數,依法折現給員工,畢竟員工沒有休完假也是為了公司,盡心盡力的為公司打拼,要的是基本的權益和被尊重的感覺,當勞資關係打穩後,也就不會衍生勞資糾紛和爭議。
 

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